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La GED ou GEIDE
Gestion Electronique de Documents ou Gestion Electronique de l'Information et du Document dans l'entreprise
La GED est une des étapes de la transition numérique
Une bonne gestion électronique de documents fait gagner un temps précieux à l'entreprise, temps qui peut être converti en croissance.
La GED a démarré avec l'essor des technologies numériques de reproduction (photocopieurs) et de numérisation (scanners et scanners de production) dans les années 90. la Ged se définit en quatre étapes : acquisition, indexation, stockage, diffusion (voir schéma ci-dessous)
GED = Dématérialisation
La dématérialisation permet de remplacer le papier par un fichier numérique
2 cas :
- Soit le document peut être papier
- Soit le document est déjà sous format numérique
Dématérialiser signifie : archiver un document sous forme numérique, pour le stocker, le modifier mais aussi pour l’envoyer au format numérique plutôt que au format papier
Les bénéfices de la dématérialisation
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Réduction des coûts
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Amélioration de la traçabilité
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Automatisation des processus
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Réduction de l’impact environnemental
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Augmentation de la productivité
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Réduction de la charge papier / stockage
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Augmentation de la réactivité des utilisateurs
L'acquisition du document
L' indexation du document
Le stockage du document
La diffusion du document
La capture / Le dépôt
Les documents papier doivent être numérisés via :
Scanner : la gamme Fujitsu permet de numériser plusieurs documents de différentes tailles et différents types de papier.
Les scanners sont à privilégier pour les gros volumes de scan. L’avantage est qu’il peut être placé sur le bureau à côté de l’utilisateur.
Multifonction : la gamme de multifonctions de KYOCERA permet de numériser rapidement des documents en recto verso avec un chargeur numérisation 1 passage. C’est un véritable gain de temps pour les utilisateurs.
Un document peut déjà être au format numérique
ScannerVision et AutoStore permettent de classer le document numérique dans le bon dossier
Transformer un document
Pour qu’un document puisse être rapidement retrouvé, il faut qu’il soit soumis à quelques transformations (OCR) afin que les mots clés soient sources de recherche
PDF interrogeable
Abbyy FineReader
Il est également possible de supprimer les pages blanches, de les séparer par lot, d’améliorer la qualité de l’image
Les documents avec obligation de dématérialisation
DEMATERIALISATION DES
FACTURES
Obligation à partir de 2026 pour les entreprises
DEMATERIALISATION DES FICHES DE PAIE
Mettez-vous en conformité avec la loi en éditant vos bulletins de salaire électroniques
SIGNATURE ELECTRONIQUE DES CONTRATS
Archiver, retrouver et échanger ses documents en toute simplicité
L'armoire numérique de gestion documentaire
Stockage de documents dans une armoire numérique : archivage, partage, transformation, sécurité documentaire
ARMOIRE NUMERIQUE EN MODE SaaS
Documents numérisés
Classement automatique ou semi-automatique
Accès à l'armoire par un compte utilisateur
PARTAGE DES DOCUMENTS ENTRE COLLABORATEURS
Accès au document sur le cloud où que vous soyez
Consultation des documents de manière sécurisée
Echange de document en toute simplicité
MODIFICATION DES DOCUMENTS AVEC 100% DE TRACABILITE
Accès au document
Modification du document : apposer une note, un post-it, une signature, un tampon ...
Enregistrement automatique de chaque modification : utilisateur, date, heure
Archivage numérique ou électronique
Les solutions GEIDE ou GED
Les solutions GEIDE ou GED sont là pour vous aider à mettre en place et faire prévaloir un système d'archivage électronique ou numérique du document dans votre entreprise. Le résultat constitue une armoire numérique ou un plan de classement numérique. Les logiciels de GEIDE se sont développés fortement dans les entreprises, contribuant à une meilleure circulation de l'information, un gain de temps permettant une meilleur productivité
Comment fonctionne l'archivage numérique ou électronique
Comment fonctionne l'archivage numérique ou électronique ?
Il y a deux modes d'arrivée d'un document dans l'entreprise :
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le courrier postal entrant, qui nécessite d'être photographié ou scanné pour devenir un document numérique ou électronique
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le courrier électronique entrant, qui peut être classé directement dans une armoire numérique, et qui ne nécessitera peut-être jamais aucune impression durant la vie du document
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents dans l'entreprise ?
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une vitesse de consultation facilitée grâce à l'indexation et au moteur de recherche qui permet de retrouver un document en quelques secondes sans avoir besoin d'accéder à des archives papier
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la modification et la traçabilité du travail sur les documents, impossible de perdre un document
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le travail à distance rendu possible, c'est le télétravail
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la conformité au RGPD
Comment mettre en place une armoire numérique
Comment mettre en place une armoire numérique ou un plan de classement numérique ?
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vous disposez d'un serveur : il suffit d'acheter la licence d'utilisation
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vous ne disposez pas de serveur : l'armoire numérique ou le plan de classement numérique fonctionne en mode SaaS (Software as a Service : logiciel en tant que service). C'est un concept par abonnement qui permet de bénéficier de logiciels sous forme de service disponibles dans le cloud. Vous payez votre abonnement en fonction de l'espace de stockage dont vous avez besoin avec une évolutivité totale, à la hausse comme à la baisse de vos besoins en services
Quels sont les logiciels GED ou GEIDE utilisés dans le transport maritime, les activités portuaires et douanières
Dans le transport maritime, les activités portuaires et les sujets douaniers, on rencontre surtout deux grandes familles d’outils : des GED/GEIDE métier et des logiciels d’exploitation qui intègrent une GED documentaire.youdoc+2
Logiciels souvent cités
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DocuWare : GED utilisée dans le transport et la logistique, adaptée à la dématérialisation et au circuit documentaire.start.docuware
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Youdoc : GED dédiée au transport et à la logistique, avec une offre orientée dématérialisation documentaire.youdoc
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Winfret / Trackfret : GED intégrée à un logiciel transport, avec archivage des documents d’expédition et mise en ligne des bons émargés.logicieltransport
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Wintruck : TMS pour conteneurs maritimes et traction portuaire, avec GED intégrée.2sn+1
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Sémaphore : logiciel de gestion technique et documentaire-réglementaire, combinant GMAO et GED, utile quand les contraintes de conformité sont fortes.meretmarine
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Antheus : progiciel de manutention portuaire avec gestion documentaire/GED pour les formations, documents et habilitations.adequat-systeme
Dans le monde portuaire
Les solutions ne sont pas toujours vendues comme “GED pure” : elles sont souvent intégrées à des progiciels portuaires pour gérer les documents opérationnels, réglementaires, de sécurité et de maintenance.adequat-systeme+1
Pour les infrastructures portuaires et terminaux, on voit aussi des outils orientés maintenance et exploitation, parfois couplés à la documentation technique.info.boaton
Côté douane
Pour les activités douanières, on utilise fréquemment des solutions de gestion documentaire adossées aux flux EDI, aux pièces justificatives et aux dossiers d’import/export plutôt qu’une GED isolée.start.docuware+2
Dans ce contexte, les besoins typiques sont l’archivage probant, le suivi des documents d’embarquement, les justificatifs de transport et les pièces liées aux formalités.logicieltransport+1
Logiciels pratiques
les outils logiciels se regroupent en trois catégories :
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GED généralistes : DocuWare, Youdoc.start.docuware+1
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TMS/ERP transport avec GED intégrée : Winfret, Wintruck.2sn+1
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Progiciels portuaires/réglementaires : Antheus, Sémaphore.meretmarine+1