Formations Marketing digital 15P et agile
La GED ou GEIDE
Gestion Electronique de Documents ou Gestion Electronique de l'Information et du Document dans l'entreprise
La GED est une des étapes de la transition numérique
Une bonne gestion électronique de documents fait gagner un temps précieux à l'entreprise, temps qui peut être converti en croissance.
La GED a démarré avec l'essor des technologies numériques de reproduction (photocopieurs) et de numérisation (scanners et scanners de production) dans les années 90. la Ged se définit en quatre étapes : acquisition, indexation, stockage, diffusion (voir schéma ci-dessous)
GED = Dématérialisation
La dématérialisation permet de remplacer le papier par un fichier numérique
2 cas :
- Soit le document peut être papier
- Soit le document est déjà sous format numérique
Dématérialiser signifie : archiver un document sous forme numérique, pour le stocker, le modifier mais aussi pour l’envoyer au format numérique plutôt que au format papier
Les bénéfices de la dématérialisation
-
Réduction des coûts
-
Amélioration de la traçabilité
-
Automatisation des processus
-
Réduction de l’impact environnemental
-
Augmentation de la productivité
-
Réduction de la charge papier / stockage
-
Augmentation de la réactivité des utilisateurs
La capture / Le dépôt
Les documents papier doivent être numérisés via :
Scanner : la gamme Fujitsu permet de numériser plusieurs documents de différentes tailles et différents types de papier.
Les scanners sont à privilégier pour les gros volumes de scan. L’avantage est qu’il peut être placé sur le bureau à côté de l’utilisateur.
Multifonction : la gamme de multifonctions de KYOCERA permet de numériser rapidement des documents en recto verso avec un chargeur numérisation 1 passage. C’est un véritable gain de temps pour les utilisateurs.
Un document peut déjà être au format numérique
ScannerVision et AutoStore permettent de classer le document numérique dans le bon dossier
Transformer un document
Pour qu’un document puisse être rapidement retrouvé, il faut qu’il soit soumis à quelques transformations (OCR) afin que les mots clés soient sources de recherche
PDF interrogeable
Abbyy FineReader
Il est également possible de supprimer les pages blanches, de les séparer par lot, d’améliorer la qualité de l’image
Les documents avec obligation de dématérialisation
DEMATERIALISATION DES
FACTURES
Obligation à partir de 2026 pour les entreprises
DEMATERIALISATION DES FICHES DE PAIE
Mettez-vous en conformité avec la loi en éditant vos bulletins de salaire électroniques
SIGNATURE ELECTRONIQUE DES CONTRATS
Archiver, retrouver et échanger ses documents en toute simplicité
L'armoire numérique de gestion documentaire
Stockage de documents dans une armoire numérique : archivage, partage, transformation, sécurité documentaire
ARMOIRE NUMERIQUE EN MODE SaaS
Documents numérisés
Classement automatique ou semi-automatique
Accès à l'armoire par un compte utilisateur
PARTAGE DES DOCUMENTS ENTRE COLLABORATEURS
Accès au document sur le cloud où que vous soyez
Consultation des documents de manière sécurisée
Echange de document en toute simplicité
MODIFICATION DES DOCUMENTS AVEC 100% DE TRACABILITE
Accès au document
Modification du document : apposer une note, un post-it, une signature, un tampon ...
Enregistrement automatique de chaque modification : utilisateur, date, heure